Hvordan beregnes pladsbehov til kontorlokaler?

Pladsbehov er ikke ét fast tal

Pladsbehovet for et kontor afhænger af tre forhold: antal medarbejdere, arbejdets karakter (fast plads, hjemmearbejde, mødefrekvens, behov for lukkede rum) og hvilket arealbegreb der bruges. Der findes derfor ikke ét tal, man kan gange med medarbejderantallet.

Den vigtigste skelnen er mellem det personlige arbejdsrum og lokalets samlede areal. Det personlige arbejdsrum er gulvarealet omkring den enkelte arbejdsplads. Det samlede areal omfatter også mødelokaler, køkken eller frokostrum, gangarealer, toiletter, depot, teknikrum og eventuelle receptioner.

Trin 1: Fastlæg antallet af faste arbejdspladser om to år. Trin 2: Vælg areal pr. arbejdsplads – minimum 7 m², praktisk 10-12 m². Trin 3: Gang antallet af arbejdspladser med arealet pr. arbejdsplads.

Trin 4: Opgør fællesfunktionerne rum for rum: mødelokaler, telefonrum, frokost- og køkkenareal, gangarealer, toiletter, depot og teknikrum. Trin 5: Læg arbejdspladsernes areal og fællesfunktionernes areal sammen. Trin 6: Omregn til etageareal, hvis lejemålet opgøres efter bygningsreglerne.

Er lokalet opgjort efter bygningsreglerne, fremgår etagearealet – bruttoarealerne af alle etager lagt sammen – af lejekontrakt og tegninger. Det er ikke det samme som det møblerbare areal, og forskellen kan være betydelig.

Det samlede pladsbehov beregnes som arbejdspladsernes areal plus fællesfunktionernes areal. Uden begge led kan det samlede kontorareal ikke opgøres.

Tag højde for medarbejdere nu og om to år

Det første spørgsmål før kontorsøgningen bør være: Hvor mange medarbejdere har virksomheden om to år? Mange kan ikke svare sikkert, selv med tre måneders horisont, men spørgsmålet er centralt, fordi en underskrift er bindende.

Årsagen findes i kontraktvilkårene på erhvervslejemarkedet. Bindingsperioden er normalt 12 måneder, og depositum ligger typisk på 3-6 måneders husleje. Et kontor på 100 m² i København K i en gennemsnitlig prisklasse kræver et depositum på 37.000-75.000 kr.

Konsekvensen er konkret: Hvis medarbejderantallet vokser, så lokalet er for småt efter f.eks. syv måneder, skal man finde nyt kontor, mens bindingsperiode og depositum stadig løber. Beregningen af pladsbehov bør derfor tage udgangspunkt i medarbejderantallet om to år, ikke kun dagens bemanding.

Medarbejderantallet om to år styrer både antallet af arbejdspladser og størrelsen på fællesfunktionerne. Flere medarbejdere kræver mere møde-, frokost- og gangareal. Derfor bør begge dele dimensioneres efter det forventede antal, ikke kun efter dagens bemanding.

Beregn det personlige arbejdsareal

Arbejdstilsynet stiller krav til medarbejderens daglige arbejdsområde: Gulvareal, rumhøjde og indretning skal passe til arbejdets art, så arbejdet kan udføres forsvarligt. Et arbejdsrum skal normalt have en arbejdshøjde på 2,5 meter og et gulvareal på minimum 7 m². Normalt er 12 m³ luft pr. medarbejder i arbejdsrummet tilstrækkeligt.

Rumindholdet beregnes som længde × bredde × højde, hvor højden regnes maksimalt 2,5 meter, uanset hvor højt der er til loftet. Et rum på 8 × 4 meter giver 80 m³. Ved 12 m³ pr. person svarer det til 7 personer; ved 8 m³ svarer det til 10 personer.

Ved effektiv mekanisk ventilation kan luftkravet nedsættes fra 12 m³ til 8 m³ pr. beskæftiget.

De 7 m² er et minimumskrav, ikke en indretningsanbefaling. Dansk lovgivning på området er i den lave ende internationalt, og australske og amerikanske myndigheder kræver omkring 10 m² pr. medarbejder.

De fleste virksomheder bruger i praksis en tommelfingerregel om, at en medarbejders personlige arbejdsrum skal være omkring 10-12 m². Arbejdets art rykker tallet: I et callcenter eller en salgsvirksomhed vil medarbejderne typisk kunne arbejde med 10 m² pr. medarbejder, forudsat god akustik. Omvendt trækker behov for lukkede kontorer, store skærme eller mødeaktivitet i arbejdsrummet tallet op.

De 12 m³ luft pr. medarbejder er en normal rettesnor, ikke et egentligt krav. Ved en given rumhøjde kan luftmængden være en rettesnor for, hvor mange der kan sidde i samme rum, uanset gulvarealets størrelse.

Det personlige arbejdsareal er kun første led i det samlede pladsbehov. Når arbejdspladserne er opgjort, skal fællesfunktionerne lægges oveni. Ellers bliver resultatet et areal til skriveborde, ikke et areal til et kontorlokale.

Forskelle mellem minimumskrav og praktisk anbefaling

Regneeksempel: fra medarbejdere til m²

Med 10 medarbejdere på faste arbejdspladser giver minimumskravet 10 × 7 m² = 70 m² gulvareal i arbejdsrummene. Med tommelfingerreglen på 10-12 m² pr. person bliver det 10 × 10 = 100 m² til 10 × 12 = 120 m².

De 70 m² er et absolut minimum for det personlige arbejdsrum og bør ikke være indkøbsmål for et lejemål. De 100-120 m² er den praktiske anbefaling for arbejdspladserne alene og efterlader ikke plads til andet.

For at nå det samlede kontorareal opgøres fællesfunktionerne rum for rum: mødelokaler, telefonrum, frokost- og køkkenareal, gangarealer, toiletter, depot og teknikrum. Hvert areal lægges oveni arbejdspladsernes areal. Det samlede, møblerbare areal er summen af de to led.

Gangarealer til flugtveje skal være frie i mindst 1,3 meter af bredden. For lokaler indrettet før 1. februar 1977 er kravet 1,2 meter.

Regnestykket dækker kun de personlige arbejdspladser. Hertil kommer mødelokaler, telefonrum til koncentrationskrævende eller fortrolige opgaver, frokost- og køkkenareal, gangarealer, toiletter, depot og teknikrum. Det samlede, møblerbare areal bliver derfor større end 100-120 m², og forskellen skal med i den leje, man sammenligner.

Et lejemål kan derfor ikke vurderes alene ud fra 70 m² eller 100-120 m². Man skal kende både arbejdspladsernes areal og fællesfunktionernes areal for at nå det samlede pladsbehov. Det samlede, møblerbare areal er summen af de to led.

Beregning af det samlede kontorareal

Omregn til etageareal, hvis du skal bygge eller leje efter bygningsregler

Bygningsreglementet § 455 fastlægger beregningen af etageareal: Bruttoarealerne af samtlige etager lægges sammen, herunder indskudte etager, kældre og udnyttelige tagetager samt altanlukninger, udestuer, forbindelsesgange og lignende.

Efter stk. 2 medregnes rum, der går gennem flere etager, kun til den etage, hvor gulvet ligger. Dog medregnes udvendige og indvendige trapper for hver etage. Det gælder også trapperum, altangange, installationsskakte og elevatorskakte.

Efter stk. 3 medregnes en række arealer ikke til etagearealet: den del af kælderen, hvor det omgivende terræn ligger mindre end 1,25 m under loftet i kælderen, åbne altaner, åbne tagterrasser, affaldsrum i terrænniveau, sikringsrum til sikringsrumspligtige bygninger med forskriftsmæssig størrelse samt offentlige beskyttelsesrum, der er myndighedsgodkendte.

Etageareal bruges også til at beregne bebyggelsesprocenten. Ifølge § 453 er bebyggelsesprocent etagearealets procentvise andel af grundens areal. Ved vurdering af et lejemål bør man derfor spørge, om udlejerens kvadratmeter er opgjort som bruttoareal eller etageareal – herunder om kælder, indskudte etager, udestuer eller forbindelsesgange er talt med.

Etageareal og møblerbart areal er ikke samme størrelse. Etagearealet beregnes efter § 455, mens det møblerbare areal er det areal, der kan indrettes til arbejdspladser og fællesfunktioner. Spørg derfor, hvilket areal udlejeren oplyser, før du sammenligner med dit beregnede pladsbehov.

Tjekliste før du vælger kontorlokale

Tjekliste før du vælger kontorlokale